Upphandling steg för steg

Upphandling sker i flera steg. Här får du en överblick över hur det går till, från planering till kontraktsskrivning.

Behovsanalys

En offentlig upphandling inleds alltid med att identifiera vad den upphandlande myndighet behöver under den närmsta perioden och till vilken kvalité. Utifrån kraven på tjänsten/varan och det beräknade värdet på det tänkta kontraktet planeras den fortsatta upphandlingsprocessen.

Förfrågningsunderlaget

För att en leverantör skall kunna lämna anbud tillhandahåller vi, den upphandlande myndigheten ett förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget ska vara fullständigt och tydligt. Om en anbudsgivare/leverantör inte förstår eller anser att förfrågningsunderlaget är oklart ska man ställa frågor under tiden för frågor och svar så den upphandlande myndigheten ges möjlighet att förtydliga.

Ett förfrågningsunderlag består vanligtvis av:

• Anbudsformulär/inbjudningsbrev
• Administrativa bestämmelser
• Kravspecifikation på leverantören samt på tjänsten/varan
• Kommersiella villkor = Avtalet
  
• Eventuella bilagor

Upphandlingsprocessen

Annonsering sker i en allmän tillgänglig databas. Kinda kommun har valt Mercell TendSign som annonseringsverktyg/leverantörsportal förutom annons på hemsidan.
Det finns undantag för annonsering av upphandling vid direktupphandling och förhandlat förfarande.

Anbudsgivning

I annonsen och i förfrågningsunderlaget anges hur anbud skall lämnas och vad det ska innehålla. Anbudsansökningar och anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att vi som upphandlande myndighet beslutat att tilldela ett kontrakt till antagen leverantör/leverantörer.

Uteslutning av leverantör

Den upphandlande myndigheten måste i vissa fall utesluta en anbudsgivare/leverantör om det kommer till kännedom att leverantören enligt lagakraftvunnen dom gjort sig skyldig till ekonomisk brottslighet. I vissa fall kan den upphandlande myndigheten utesluta en leverantör om leverantören är försatt i konkurs eller likvidation eller att leverantören är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt en lagakraftvunnen dom.

Kontroll av leverantörers lämplighet (kvalificering)

Anbudsgivarens/Leverantörens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen/kvalifikationsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

Tilldelning av kontrakt (utvärdering av anbud)

Den upphandlande myndigheten tilldelar kontraktet enligt den utvärderingsgrund som har angivits; antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten eller det anbud som har lägsta pris. Tilldelningsbeslutet med skäl annonseras via leverantörsportalen till anbudsgivaren/anbudsgivarna.

Avtalsspärr

Efter att beslut om tilldelning har fattats och beskedet skickats, börjar tidsfristen på tio dagar att löpa i de fall som avtalsspärr nyttjas. Under denna period finns möjlighet för leverantören att ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten.

Avtalsförvaltning

Under avtalsperioden sker uppföljning/avstämning att avtalet följs av båda parter. Eventuella prisjusteringar under avtalsperioden sker enligt avtalet.

Direktupphandling

Vid direktupphandling finns inga krav på hur upphandlingen ska genomföras. Dock måste kommuner ha riktlinjer för direktupphandling vilket i sin tur kan påverka bland annat om direktupphandling ska annonseras eller inte.

Den vanligaste situationen när direktupphandling används är om det som ska köpas har ett värde som understiger direktupphandlingsgränsen.